כמה באמת עולה לכם חוסר במלאי

תשאלו מנהל מחסן כמה עולה חוסר במלאי, והתשובה תגיע מהר: הרווח שהפסדתם על היחידות שלא נמכרו. המספר הזה נכון, והוא גם רק שבריר מהעלות האמיתית. שאר העלות לא מוסתרת בכוונה. היא פשוט נופלת בשלושה תקציבים אחרים שאף פעם לא מתחברים בחזרה לחוסר שגרם להם, ולכן אף אחד לא רואה את הסכום המלא. הנה לאן שאר העלות הולכת, ובדיקה אחת שאפשר להריץ על הנתונים שלכם כדי לגלות כמה מזה רלוונטי אצלכם.

מה המספר הרגיל של “עלות חוסר במלאי” משאיר בחוץ?#

רוב החישובים עוצרים בקופה: יחידות שלא נמכרו, כפול הרווח ליחידה. זה מספר אמיתי, אבל הוא מניח שהלקוח חיכה לכם עד שהמלאי חזר, או קנה מכם משהו אחר במקום. שתי ההנחות האלה לא תמיד נכונות, ובכל פעם שהן לא, העלות נוחתת במחלקה אחרת.

לקוח שלא מקבל את מה שהזמין עושה אחד מכמה דברים: הוא מחכה, הוא קונה תחליף מכם, הוא קונה את אותו פריט ממישהו אחר, או שהוא קונה ממישהו אחר ובשקט מתחיל להעביר אליו גם עוד קניות. רק שני התרחישים הראשונים מגיעים אי פעם לדוח החוסרים שלכם. השניים האחרים מופיעים, אם בכלל, כירידה קלה במכירות של אותו לקוח ברבעון הבא, הרבה אחרי שמישהו יחשוב לחבר את זה בחזרה למדף ריק ספציפי.

לאן שאר העלות באמת הולכת?#

לרוב לשלושה מקומות, ואף אחד מהם לא מתויג “חוסר במלאי”.

הובלה דחופה. מישהו משלם על טיסה במקום הובלה ימית, או על ריצת ייצור דחופה, כדי לסגור את הפער מהר יותר מהמחזור הרגיל. העלות הזו יושבת בלוגיסטיקה או בסטיית הזמנת רכש, מתויגת “הובלה” או “רכש דחוף”, לא “חוסר במלאי”.

כיבוי שריפות. איש מכירות מבלה אחר צהריים בהרגעת לקוח במקום למכור ללקוח חדש. מתכנן מלאי מסדר מחדש שלוש הזמנות אחרות כדי לשחרר משלוח חלקי. שום דבר מזה לא נרשם כעלות בשום מקום. הוא נרשם כזמן שהאנשים הכי טובים שלכם לא בילו במשהו אחר.

הלקוח שמצטמצם בשקט. זה החלק החשוב ביותר והנמדד הכי פחות. לקוח שעבר חוויית חוסר גרועה בדרך כלל לא מודיע על זה. ההזמנה הבאה שלו קצת יותר קטנה, או קצת יותר מאוחרת, או שהנתח שהיה שלכם בקטגוריה עובר במהלך השנה הבאה כמה נקודות למתחרה. עד שזה נראה במספרים, זה נראה כמו היחלשות רגילה של ביקוש, לא כתוצאה של אירוע ספציפי לפני שנה וחצי.

למה הטעות הזו שורדת שנים בלי שמישהו יתפוס אותה?#

כי לתפוס אותה צריך לחבר שני אירועים שיושבים במערכות שונות ובחודשים שונים. החוסר עצמו נרשם, אם בכלל, במלאי או בלוגיסטיקה. התוצאה שלו מופיעה הרבה יותר מאוחר, במספר מכירות או בניהול לקוחות, ואף אחד לא חושב לעקוב אחורה עד לשם. כל מחלקה רואה רק את החלק שלה וקובעת שהוא קטן. אף אחד לא מחבר את החלקים, כי אף אחד לא בעל שלושת התקציבים בבת אחת, כך שהסכום שהעסק באמת משלם נשאר בלתי נראה למרות שכל חלק ממנו יושב איפשהו במערכת.

איזו בדיקה אפשר להריץ על המספרים שלכם השבוע?#

ייצוא אחד מה-ERP וייצוא אחד מהיסטוריית ההזמנות. בלי מודל, בלי ספק.

1. שלפו את החוסרים הגרועים ביותר מהשנה האחרונה, מדורגים לפי כמה ימים הפריט לא היה זמין או כמה שורות הזמנה זה נגע בהן.
2. לכל חוסר, בדקו את הלקוחות שניסו להזמין באותו חלון זמן. השוו את היקף ההזמנות שלהם בשלושת החודשים שלפני החוסר מול שלושת החודשים אחריו. לקוח יציב או גדל כנראה בסדר. ירידה שקטה היא העלות שאף אחד לא הכניס לדוח החוסרים.
3. בקשו מהלוגיסטיקה כל הובלה דחופה או הזמנה דחופה באותו שבוע של החוסרים הגרועים שלכם. זו חשבונית אמיתית שהחוסר גרם לה, יושבת בתקציב שאף פעם לא מאשים אותה בכך.
4. הניחו את השלושה ליד מספר הקופה: הרווח שהפסדתם, עלות ההובלה הדחופה, והירידה אצל הלקוח. לא צריך דיוק. צריך לעשות את זה פעם אחת, כדי לראות אם המספר שכולם מצטטים קרוב לעלות האמיתית או רק שליש ממנה.

שום שלב כאן לא דורש מודל. צריך לשלוף שני ייצואים ולהניח אותם זה ליד זה, וזה יגיד לכם אם מספר החוסר שלכם הוא העלות האמיתית או רק החלק הנראה לעין ממנה.

אם הדפוס הזה חוזר אצלכם על הפריטים המרכזיים, התיקון לרוב הוא לא מלאי ביטחון גדול יותר על הכול. זו ידיעה מראש אילו פריטים באמת בסיכון לפני שהם אוזלים. העבודה שלנו על עיתוד מלאי ברמת פריט מתחילה בדיוק במדידה הזו על נתוני הרכש שלכם, לפני כל התחייבות לבנות משהו.