פתרון · טרנספורמציה עסקית מבוססת AI
חשבוניות ספקים וסגירת חודש, בלי להקליד
מצלמים חשבונית או קבלה, המערכת קוראת אותה, בודקת מספר הקצאה ורושמת בפריוריטי או בחשבשבת. בסוף החודש ההתאמות מול הבנק כבר עשויות ורו״ח מקבל תיקייה מסודרת.
עודכן:
בחברה עם צוות כספים קטן, חשבוניות הספקים, הקבלות שמגיעות בוואטסאפ וסגירת החודש נופלות על אותם אנשים, ובכל סוף חודש זה אותו מרדף אחרי מסמכים. אנחנו מסתכלים על זה כתהליך אחד. חשבונית או קבלה נקלטת ברגע שהיא מגיעה. המערכת קוראת אותה, בודקת אותה מול ההזמנה ומול מספר ההקצאה של רשות המסים, ורושמת אותה בפריוריטי, בחשבשבת או ב-SAP. בסוף החודש היא מתאימה את מה שנרשם מול הבנק. רו״ח מקבל תיקייה אחת מסודרת, ולכם נשארת רשימה קצרה של דברים שצריך להחליט עליהם. את זה אנחנו מאפיינים ובונים על המערכות שכבר יש אצלכם. העמוד הזה הוא התמונה הכללית. לשני השלבים יש עמודים משלהם: קליטת חשבוניות עם בדיקת מספר הקצאה וסגירת חודש והתאמות מול הבנק.
איך זה עובד
שלושה שלבים:
קליטה. חשבונית ספק מגיעה במייל, מצולמת בטלפון או נשלחת כקבלה בוואטסאפ. המערכת קוראת מהצילום את הספק, הסכום, המע״מ, תאריך הפירעון ושורות החשבונית. אף אחד לא מקליד.
בדיקה ורישום. כל מסמך עובר את הבדיקות שמנהלת חשבונות עושה ממילא: יש מספר הקצאה והוא תקין? החשבונית תואמת להזמנת רכש פתוחה? זו לא כפילות? לאיזה מרכז עלות זה שייך? מסמך שעבר נרשם בתוכנה על הספק והתקופה הנכונים, עם הצילום מצורף. מסמך שלא עבר נכנס לרשימת החריגים.
סגירת חודש. בסוף החודש המערכת מתאימה את מה שנרשם מול תנועות הבנק ודפי כרטיסי האשראי. מה שלא מתאים נרשם עם האסמכתאות שלו, וב-1 לחודש רו״ח מקבל תיקייה אחת, עם הערה קצרה על מה שעדיין פתוח ומחכה להחלטה שלכם.
מה שנשאר לכם זה הרשימה. כל מה שתקין עובר לבד, והחריגים מגיעים ממוינים, כל אחד למי שיכול לסגור אותו.
הדגמה · נתוני הדגמה
חשבונית ספק, מאושרת ומתויקת
חשבונית ספק נכנסת למייל, ואתם מאשרים בלחיצה אחת. החשבונית נרשמת בגיליון התשלומים, ה-PDF נשמר בתיקייה, וטיוטת תשובה לספק מחכה לשליחה.
דוגמה אחת, בתוך Zenzap. את אותו סוכן אנחנו בונים גם בוואטסאפ, ב-Teams, ב-Slack או במערכת שכבר עובדת אצלכם.
קבלות בוואטסאפ
נהג שולח קבלה על דלק בוואטסאפ, מנהל מעביר צילום של חניה. המערכת קוראת כל קבלה כזאת, נותנת לה תאריך ומרכז עלות, בודקת את המע״מ, ורושמת אותה כשורת הוצאה בספרים עם הצילום מצורף. קבלה שהגיעה פעמיים נתפסת לפני הרישום.
זה אותו ערוץ וואטסאפ שעליו רץ סוכן הידע לפגישות שפיתחנו, ולכן בשלב הקבלות אין מה להתקין. הערוץ כבר קיים.
דף החריגים של יום שישי
מה נכנס לדף? למשל אספקה שאיחרה, ספק ששינה מחיר, הזמנה שתקועה באישור, טופס שאף אחד לא מילא. המערכת מוצאת כל פריט כזה איפה שהוא יושב ומצמידה אותו למי שיכול לטפל. התוצאה היא דף אחד ביום שישי, רשימה שאפשר לעבוד לפיה, במקום עוד דשבורד שצריך לפתוח.
תזכורות תשלום שמחכות לאישור שלכם
לקוח עבר את מועד התשלום. התזכורת כבר מנוסחת, בסגנון שאתם כותבים, עם החשבונית מצורפת והסכום, ומחכה. אתם מחליטים אם ומתי לשלוח, ושום דבר לא יוצא ללקוח בלעדיכם. ואם רוצים לתפוס את זה מוקדם יותר, לקוח שמתחיל להתקשות עוד לפני שהחוב מזדקן, זה הנושא של זיהוי לקוחות חורגים בגבייה.
מה כבר עשינו
- ריכוז הוצאות מפוזרות ללוח אישורים אחד: פותח ובשימוש יומיומי אצל חברת הופעות חיות (כל התפעול, במערכת אחת). ההוצאות של כל החודש מגיעות ללוח אחד, ולכל שקל יש אסמכתא. מנהלת החשבונות עוברת רק על מה שמחכה לאישור.
- סוכן תפעול בוואטסאפ, בקול ובטקסט בעברית: פותח. זה סוכן הידע לפגישות שמאתר חומרים בספריית התוכן של החברה ושולח אותם בצ׳אט. ערוץ הקבלות שבעמוד הזה מתוכנן על אותו בסיס.
- זיהוי לקוחות חורגים בגבייה עם התראות שבועיות: אופיין לסיטונאי תוצרת חקלאית עם מעל 1,000 לקוחות, בשילוב עם ה-ERP הקיים (זיהוי לקוחות חורגים בגבייה).
- שילובים עם פריוריטי, SAP, monday.com וחשבשבת: אופיינו ונבנו. שלב הרישום בתהליך הזה יושב על השילובים האלה.
- התהליך המלא, מחשבונית ועד סגירת חודש, הוא מתווה עבודה שאנחנו מאפיינים ובונים לכל חברה בנפרד.
מה זה לא
זו לא תוכנת הנהלת חשבונות חדשה, ולא פורטל שהספקים שלכם צריכים להירשם אליו. התוכנה נשארת, רו״ח נשאר, הטלפון וקבוצת הוואטסאפ נשארים. מה שמשתנה: את הקריאה, הבדיקה, הרישום וההתאמה אף אחד כבר לא עושה ביד, והזמן של הצוות הולך לפריטים הבודדים שבאמת צריך להחליט עליהם.
איפה הסוכן עוצר
הסוכן מכין, אתם מחליטים.
מה הסוכן עושה לבד
- קורא כל חשבונית וקבלה שמגיעה, במייל, בצילום או בוואטסאפ. אף אחד לא מקליד.
- בודק את מספר ההקצאה, את ההתאמה להזמנת הרכש ושזו לא כפילות, ומשייך למרכז עלות.
- רושם בתוכנת הנהלת החשבונות את מה שעבר, על הספק והתקופה הנכונים, עם הצילום מצורף.
- בסוף החודש מתאים את מה שנרשם מול תנועות הבנק ודפי האשראי.
מתי הסוכן עוצר ושואל
- מסמך שלא עבר בדיקה לא נרשם. מחיר שזז, מספר הקצאה חסר, תנועה בבנק בלי מסמך: כל אלה נכנסים לרשימה קצרה, ומישהו אחד מחליט עליהם.
- תזכורת תשלום לא יוצאת ללקוח בלעדיכם. אתם מחליטים אם ומתי לשלוח.
- מה שנשאר פתוח בסוף החודש מחכה להחלטה שלכם, בהערה קצרה שמצורפת לתיקייה של רו״ח.
מה מגיע אליכם כשהסוכן עוצר
- רשימה קצרה וממוינת, וכל פריט בה אצל מי שיכול לסגור אותו.
- ליד כל פער, האסמכתאות שלו.
- התזכורת, מנוסחת בסגנון שאתם כותבים, עם החשבונית מצורפת והסכום.
- ביום שישי, דף אחד: אספקה שאיחרה, ספק ששינה מחיר, הזמנה שתקועה באישור, טופס שאף אחד לא מילא.
איך הסוכן מקבל יותר אחריות
- מתחילים מקליטת חשבוניות עם בדיקת מספר ההקצאה, כי שם רואים הכי מהר את ההבדל.
- בחודש הראשון עובדים עם קבוצת ספקים אחת, ומישהו עובר כל יום על רשימת החריגים.
- ככל שאחוז ההתאמה עולה, יותר חשבוניות נרשמות בלי שמישהו בודק אותן קודם.
- את סגירת החודש מוסיפים אחרי שחודש שלם עבר דרך הקליטה. בסגירה הראשונה מישהו מהצוות עובר על כל התאמה, ובשנייה רק על הפערים.
שאלות ותשובות
עם אילו תוכנות הנהלת חשבונות זה עובד?
עם מה שכבר יש לכם: פריוריטי, חשבשבת או SAP. החשבונית נרשמת ישירות שם, ואף אחד לא מקליד אותה שוב במערכת נוספת.
מה נשאר לעשות ביד?
לאשר את החריגים. חשבונית שלא תואמת להזמנה, מספר הקצאה חסר, תנועה בבנק בלי מסמך: כל אלה מתרכזים ברשימה קצרה שמישהו אחד עובר עליה ומחליט. כל מה שתקין נרשם לבד.