משרדי רואי חשבון, עורכי דין וייעוץ

במשרד מקצועי, שעה שאפשר לחייב עליה היא המשאב הכי יקר, ובדרך כלל חלק גדול מהשעות הולך על עבודה שאף לקוח לא משלם עליה. מקלידים חשבוניות של לקוחות, רודפים אחרי מסמכים לסגירת חודש, ומחפשים לפי שם קובץ חוות דעת שנכתבה לפני שנתיים. לעבודה הזאת יש כללים ברורים, ולכן את רובה אפשר להעביר למערכת שקוראת, בודקת ומתייקת. מה שלא מסתדר עולה לבדיקה של מישהו מהצוות. אנחנו מאפיינים ובונים את המערכות האלה בתוך הכלים שהמשרד כבר עובד איתם. השיקול המקצועי, החתימה והקשר עם הלקוח נשארים אצלכם.

לאן הולכות השעות שלא מחייבים עליהן?#

• משרד רואי חשבון והנהלת חשבונות. החשבוניות והקבלות של הלקוחות מגיעות כצילום, כ-PDF ובוואטסאפ. מישהו במשרד מקליד כל אחת, בודק מספר הקצאה, מתאים מול הבנק ומתייק לתקופה הנכונה, וכך לקוח אחרי לקוח. בסוף החודש מתחיל המרדף אחרי מה שחסר.
• משרד עורכי דין. חוות דעת, הסכמים וכתבי טענות מהשנים הקודמות יושבים במערכת המסמכים, ומוצאים אותם לפי שם הקובץ ולא לפי מה שכתוב בהם. תיק חדש מגיע כשרשור מיילים ארוך, ומישהו צריך לסכם אותו לפני שאפשר להעריך את העבודה.
• משרד ייעוץ או הנדסה. כל הצעה נבנית מחדש מההצעה הקודמת ומטבלת התעריפים. מה שהמשרד למד בפרויקטים קודמים יושב בכוננים משותפים ובראש של מי שעבד עליהם.
• הנהלת החשבונות של המשרד עצמו. הגבייה מהלקוחות, חשבוניות הספקים והתמונה השבועית של השותפים על חיובים וחובות פתוחים יוצאות מאותו צוות קטן שמשרת את הלקוחות.

איפה AI באמת עוזר למשרד?#

בשלוש משימות מוגדרות:

• קריאה של מסמכים ובדיקה שלהם לפי כללים. לחשבונית יש מספר הקצאה תקין או שאין. לשורת בנק יש מסמך רשום או שאין. מערכת עושה את הבדיקות האלה בעקביות, ומעבירה לצוות רשימה קצרה של חריגים.
• חיפוש בידע של המשרד, עם המקור. שואלים בשפה חופשית, והתשובה מפנה לפסקה שממנה נלקחה, כך שאיש מקצוע יכול לבדוק אותה בתוך שניות. תשובה בלי מקור לא נכנסת לעבודה.
• טיוטה מתוך העבודה שכבר עשיתם. המערכת מכינה טיוטה ראשונה של הצעה או של סיכום מהתבניות ומהמסמכים הקודמים שלכם, ואיש מקצוע עובר עליה, מתקן וחותם.

המערכת לא נותנת ייעוץ ולא חותמת, וגם לא מחליטה במקום הלקוח. את זה עושים אנשי המקצוע, ואנחנו בונים כל מערכת כך שמישהו מהצוות מאשר לפני שמשהו יוצא ללקוח.

אילו מהפתרונות שלנו מתאימים למשרד?#

• סריקת חשבוניות עם בדיקת מספר הקצאה: המערכת קוראת את החשבונית מהצילום, בודקת אותה ורושמת ב-Priority או בחשבשבת, ומה שחורג עולה לרשימה.
• סגירת חודש והתאמות מול הבנק: המערכת מתאימה כל יום את תנועות הבנק והאשראי מול מה שכבר נרשם, ובסוף החודש החומר מחכה בתיקייה אחת מסודרת.
• חשבוניות ספקים וסגירת חודש: שני השלבים האלה כתהליך אחד, להנהלת החשבונות של המשרד עצמו.
• סוכן ידע ארגוני ועיבוד מסמכים: חיפוש בחוות דעת, בהסכמים ובנהלים, עם תשובה שמפנה למקור.
• סוכן ידע בפגישות ובשטח: המסמך הנכון מגיע בוואטסאפ בזמן שהפגישה עם הלקוח עוד נמשכת.
• הצעות מחיר מהמחירון ומהחוזה האחרון: אותה שיטה עובדת גם בהצעת שכר טרחה. המערכת מרכיבה אותה מטבלת התעריפים וממכתב ההתקשרות הקודם, וההצעה מחכה שהשותף יקרא וישלח.
• דוח מנהלים שבועי: חיובים, גבייה ועבודה פתוחה בעמוד אחד לפני ישיבת השותפים, ולכל מספר יש מקור.

איך מתחילים?#

מתחילים בקטן, עם משימה אחת. בשיחה קצרה בוחרים אותה, בדרך כלל זו שלוקחת הכי הרבה שעות. אחרי זה מגיע שלב אפיון במחיר קבוע. אנחנו עוברים על דוגמה אמיתית, למשל חודש של חשבוניות של לקוח אחד או תיקייה של חוות דעת, וכותבים מה הנתונים באמת מאפשרים. לפני שבונים משהו מסכמים מדד הצלחה אחד, למשל כמה מהחשבוניות נרשמות בלי שמישהו נגע בהן. אם יתברר שהמשימה עוד לא בשלה ל-AI, תקבלו את זה בכתב. כשהמערכת הראשונה עובדת, ההטמעה מדורגת: לקוח אחד או צוות אחד בכל פעם. איך אנחנו עובדים מפרט את השלבים, וכמה עולה אפיון מסביר את המחיר הקבוע.