סריקת חשבוניות לפריוריטי עם בדיקת מספר הקצאה

חשבונית ספק מגיעה, ומישהו צריך להקליד אותה לפריוריטי או לחשבשבת, לבדוק את מספר ההקצאה ולהתאים אותה להזמנה. אנחנו מאפיינים את שלב הקליטה כך שמספיק לצלם אותה. המערכת קוראת מהצילום את הספק, הסכום, המע״מ, תאריך הפירעון ושורות החשבונית, בודקת את מספר ההקצאה ומתאימה את החשבונית להזמנת הרכש שלה. אחר כך היא רושמת אותה בכרטיס הספק ובתקופה הנכונים, עם הצילום מצורף, ומעלה לבדיקה רק מה שלא מסתדר. זה השלב הראשון בתהליך המלא, מחשבונית ועד סגירת חודש.

איך זה עובד#

חשבונית נייר מצלמים פעם אחת בטלפון, וחשבונית שמגיעה במייל עוברת כמו שהיא, עם הקובץ המצורף.

אחר כך יש ארבע בדיקות, לפי הסדר:

קריאה. המערכת מיישרת את הצילום וקוראת ממנו את שם הספק ומספר העוסק, מספר החשבונית והתאריך, סכום לפני מע״מ, מע״מ וסה״כ, תאריך פירעון וכל שורה בחשבונית. החשבונית יכולה להיות בעברית או באנגלית. לכל שדה יש רמת ביטחון, ושדה שהביטחון בו נמוך עובר לבדיקה במקום ניחוש.

מספר הקצאה. בחשבונית מעל הסף של רשות המסים, המערכת בודקת שמספר ההקצאה מודפס עליה ושהוא תקין. בלי מספר תקין אי אפשר לקזז את מע״מ התשומות, ולכן תופסים את זה כאן, כשהספק עוד יכול לתקן.

התאמה להזמנה. המערכת מתאימה את החשבונית להזמנת הרכש הפתוחה ולתעודת המשלוח, ובודקת כמויות, מחירים ליחידה ושורות שלא הוזמנו בכלל. זו התאמה משולשת (הזמנה, תעודת משלוח וחשבונית), כבר ברגע הקליטה.

כפילות ותקופה. חשבונית שמגיעה פעמיים, פעם במייל ופעם בצילום, מזוהה ונרשמת פעם אחת. את התקופה ואת כרטיס הספק המערכת קובעת לפי המסמך, ולא לפי מי שבמקרה העלה אותו.

חשבונית שעברה את ארבע הבדיקות נרשמת ומתויקת. חשבונית שנפלה באחת מהן מחכה בצד, ליד הנתון שלא התאים, והקניין או מנהלת החשבונות מחליטים עליה במבט אחד.

איפה זה נרשם#

המערכת רושמת את החשבונית בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם, פריוריטי, חשבשבת או SAP, דרך הממשק שלה, והצילום מצורף לרשומה. אף אחד לא מקליד אותה שוב במערכת נוספת, ורו״ח רואה את החשבונית איפה שהוא ממילא מסתכל. על אותה רשומה נעשית אחר כך ההתאמה מול הבנק בסגירת החודש.

מה כבר עשינו#

• עיבוד מסמכים סרוקים עם AI: אופיין. תהליך ML ששולף מאפיינים מובנים ממסמכים עסקיים סרוקים ונותן ציון להחלטה (סוכן ידע ארגוני ועיבוד מסמכים). לקרוא חשבונית ולשלוף ממנה שדות זו אותה עבודה, על מסמך אחר.
• שילובים עם פריוריטי, SAP, monday.com וחשבשבת: אופיינו ונבנו. על השילובים האלה יושב שלב הרישום.
• קליטת חשבוניות עם בדיקת מספר הקצאה היא מתווה עבודה שאנחנו מאפיינים ובונים לכל חברה בנפרד.

מה זה דורש מכם#

טלפון, ותוכנת הנהלת החשבונות שכבר יש לכם. אנחנו מתכננים להיכנס בהטמעה מדורגת: קבוצת ספקים אחת למשך חודש, מעבר יומי על רשימת החריגים, וסף הרישום האוטומטי עולה ככל שאחוז ההתאמה מצדיק את זה. את שלב סגירת החודש מוסיפים אחרי שחודש שלם עבר בקליטה בלי תקלות.