הזמנות מוואטסאפ וממייל, ישר לפריוריטי

לקוח כותב בוואטסאפ “תשלח לי 40 מהרגיל ו-12 מהחדש, עד יום חמישי”, ומישהו אצלכם צריך להבין מה זה ‘הרגיל’, לבדוק מלאי ולהקליד את ההזמנה ל-ERP. אנחנו מאפיינים למפיצים וליצרנים קליטה שקוראת את ההודעה כמו הפקידה הכי מנוסה שלכם בהזמנות. המערכת מזהה כל שורה מול קטלוג הפריטים ומול ההיסטוריה של הלקוח, בודקת מלאי וזמן אספקה, ומתמחרת לפי המחירון של אותו לקוח. ההזמנה נפתחת בפריוריטי, והלקוח מקבל אישור באותה שיחה. להזמנות שמתחילות בשאלה יש עמוד משלהן: הכנת הצעת מחיר.

איך זה עובד#

לקוח כותב בוואטסאפ, והזמנה נפתחת בפריוריטי.

בין ההודעה להזמנה יש ארבעה שלבים:

זיהוי. כל שורה בהודעה מקבלת מק״ט, לפי כרטיסי הפריטים שלכם וההיסטוריה של אותו לקוח. ‘הרגיל’ הוא מה שהלקוח הזמין בפעם הקודמת, וכינוי מקבל את הפריט שהלקוח תמיד התכוון אליו. כמויות, יחידות מידה ותאריך האספקה המבוקש נקראים כמו שנכתבו. אם משהו לא ברור, המערכת שואלת שאלה קצרה אחת בשיחה ולא מנחשת.

בדיקה. המערכת בודקת לכל פריט מלאי זמין וזמן אספקה, ולכל לקוח את המחירון והתנאים שלו, את מסגרת האשראי (אובליגו) ואת כמויות המינימום.

פתיחה. הזמנה שעברה את הבדיקות נפתחת ב-ERP דרך הממשק שלו, על הלקוח הנכון, עם המחירים הנכונים ותאריך האספקה המבוקש. אין הבדל בינה לבין הזמנה שפקידה פתחה ביד, ולכן הליקוט, החשבונית והדוחות ממשיכים כרגיל.

אישור. הלקוח מקבל באותה שיחה אישור עם הפריטים, הכמויות, המחירים והתאריך. אם פריט חסר במלאי או שההזמנה עוכבה לבדיקה, ההודעה אומרת את זה ומציעה חלופה, בגבולות שהכללים שלכם מאפשרים.

אתם קובעים מה נפתח לבד ומה מחכה לבדיקה. הזמנה חוזרת, במלאי ובמחיר המחירון, יכולה לרוץ לבד. פריט חדש, כמות חריגה או שאלה על מחיר מחכים למישהו מהצוות.

הזמנות במייל והזמנות רכש#

גם הזמנה במייל עוברת את אותו מסלול, כולל הזמנת רכש שהלקוח שולח כקובץ PDF בפורמט שלו. המערכת קוראת את המסמך, מזהה ובודקת את השורות, ופותחת הזמנה עם ה-PDF מצורף. לקוח ששולח אקסל כל יום שני עובר באותו שלב, ולא צריך למלא תבנית.

נטישה שקטה#

קליטת ההזמנות רואה את ההזמנות שמגיעות, ובאותו זרם רואים גם את אלה שהפסיקו להגיע. לקוח סיטונאי שהזמין כל שלושה שבועות לא הזמין כבר שבעה שבועות. המערכת משווה אותו להיסטוריה שלו עצמו ולא לכלל אצבע, ואיש המכירות מקבל שורה אחת: מי הלקוח, מה הוא נהג לקנות וכמה זמן עבר. את השיטה המלאה, הסימנים בשורות ההזמנה ואיך עובדים איתם כרשימה שבועית, תמצאו בנטישה שקטה של לקוחות סיטונאיים.

מה אפשר לבנות על זה#

כשההזמנות נכנסות נקיות, קל יותר לענות על השאלות שסביבן. אילו פריטים להחזיק במלאי וכמה מכל מק״ט הופכת לשאלת חיזוי, עם שורות הזמנה אמיתיות מאחוריה (מלאי ביטחון דינמי ברמת פריט). במשרדי עורכי דין ורואי חשבון, אותה קליטה פותחת תיק לקוח מהמייל הראשון, עם בדיקת ניגוד עניינים ומכתב התקשרות מנוסח.

מה כבר עשינו#

• מערכת הזמנות B2B לחברה בינלאומית: פותחה ובשימוש יומיומי. ההזמנות עברו קודם בין אקסל, מייל, וואטסאפ ו-SAP. היום הלקוחות מזמינים באתר שמרגיש כמו חנות אונליין, בשילוב מלא עם מערכות החברה.
• סוכן תפעול בוואטסאפ, בקול ובטקסט בעברית: פותח. זה סוכן הידע לפגישות, שמאתר חומרים בספריית התוכן של החברה ושולח אותם בצ׳אט. קליטת ההזמנות בוואטסאפ מתוכננת על אותו ערוץ.
• שילובים עם פריוריטי, SAP, monday.com וחשבשבת: אופיינו ונבנו. דרך השילובים האלה ההזמנה נפתחת ב-ERP.
• תחזית ביקושים ברמת פריט, עם מלאי ביטחון דינמי לתוך פריוריטי: אופיין ותוכנן כשירות API בענן ליבואנים ולמפיצים (מלאי ביטחון דינמי ברמת פריט). זה השלב שבא אחרי שורות הזמנה נקיות.
• קליטת הזמנות מוואטסאפ וממייל היא מתווה עבודה שאנחנו מאפיינים ובונים לכל חברה בנפרד.