הפקות, אירועים ומופעים

בחברת הפקות ואירועים כל שבוע מתחיל פרויקט חדש, ולכל אחד יש מקום, צוות, ספקים ולוח זמנים משלו, וכסף שנכנס ויוצא. ברוב החברות התפעול הזה יושב בקבוצות וואטסאפ, בתריסר כלים ובראש של מישהו אחד. התפעול מחזיק מעמד עד שאותו מישהו יוצא לחופש או שהעונה מגיעה לשיא. הפתרון כמעט אף פעם לא עוד אפליקציה. הפתרון הוא מערכת אחת שבה העבודה, הכסף ולוח הזמנים יושבים יחד, והצעדים שחוזרים על עצמם רצים לבד, תחת ניטור. אנחנו מאפיינים כל תהליך עבודה ובונים את המערכת הזאת על הפלטפורמות שאתם כבר עובדים איתן.

איפה חברת הפקות מאבדת שליטה?#

• הצ׳אט בתור מערכת. משימות, אישורים והחלטות קורים בשרשורי וואטסאפ. אף אחד לא מקבל התראה על דדליין, ואף אחד לא רואה את התמונה המלאה.
• מישהו אחד באמצע. הכול עובר דרך מנהלת התפעול. כשהיא לא זמינה, התמונה הולכת איתה.
• כסף בדיעבד. חשבוניות ספקים, תשלומים לצוות והעלויות של כל אירוע מתחברים רק בסוף החודש, והרווח מאירוע ידוע שבועות אחרי שהוא נגמר.
• הצעות מחיר מאפס. כל הצעה ללקוח נבנית מחדש מההצעה הקודמת ומהמחירון.
• ידע שעוזב. פרטי מקומות, תנאים מול ספקים והזיכרון של איך עשינו את זה בפעם הקודמת יושבים בהיסטוריית הצ׳אט של אנשים.

איפה אוטומציה ו-AI עוזרים?#

קודם סדר, אחר כך AI:

• לוח אחד לכל התפעול. כל אירוע, משימה וחלון הפקה הם פריט עם רשימת תיוג משלו, והעבודה החוזרת נוצרת לבד.
• כסף שנכנס פעם אחת. המערכת קוראת חשבוניות ספקים וקבלות ברגע שהן מגיעות, ומחברת אותן לתמונה חודשית לכל אירוע.
• הצעת מחיר מהמחירון ומהחוזה האחרון עם הלקוח, שמחכה שתבדקו ותשלחו.
• עמוד שבועי להנהלה: מה זז, מה מאחר ומה מחכה להחלטה.
• לוח בקרה לאוטומציות, כדי שצעד שנכשל יעלה עוד באותו יום.

כל התפעול, במערכת אחת מספר איך חברת הופעות חיות העבירה את התפעול מוואטסאפ ומתריסר כלים למערכת אחת. המערכת חיה ובשימוש יומיומי בפרודקשן.

אילו מהפתרונות שלנו מתאימים?#

• טרנספורמציה עסקית מבוססת AI: אפיון תהליכי העבודה, ריכוז המערכות, אוטומציות והניטור שלהן, בתוך monday.com, Priority או SAP.
• חשבוניות ספקים וסגירת חודש: המערכת קוראת חשבוניות וקבלות מוואטסאפ, בודקת ורושמת, וסוגרת את החודש מול הבנק.
• הצעות מחיר מהמחירון ומהחוזה האחרון: הצעה ללקוח מהמחירון שלכם ומהחוזה האחרון איתו, בתבנית שלכם.
• דוח מנהלים שבועי: המספרים של השבוע בעמוד אחד לפני ישיבת יום ראשון, ולכל מספר יש מקור.
• סוכן ידע בפגישות ובשטח: המצגת, הסרטון או דף המקום הנכון מגיעים בוואטסאפ בזמן שהלקוח עוד על הקו.

איך מתחילים?#

ממפה, לפני כל כלי. בשלב האפיון, במחיר קבוע, אנחנו עוברים על כל תהליך עבודה עם מי שמפעיל אותו: איך מוכרים אירוע, מי עובד בו, מאיפה מגיעים הספקים ואיך כולם מקבלים תשלום. בסוף השלב יש תכנון כתוב ותהליך ראשון להעביר, בדרך כלל זה שבו צעד שנשכח עולה כסף. לפני שבונים מסכמים מדד הצלחה אחד, למשל כמה משימות עדיין מנוהלות בצ׳אט. ההטמעה מדורגת, תהליך אחד בכל פעם, וההיסטוריה עוברת למערכת החדשה. איך אנחנו עובדים מפרט את השלבים.