פתרון · טרנספורמציה עסקית מבוססת AI
סגירת חודש והתאמות בנקים, בלי לרדוף אחרי מסמכים
המערכת מתאימה כל יום את המסמכים שנרשמו מול תנועות הבנק והאשראי, מסמנת כל פער עם האסמכתאות שלו, וב-1 לחודש רואה החשבון מקבל תיקייה אחת מסודרת.
עודכן:
בסוף כל חודש מישהו בהנהלת החשבונות רודף אחרי מסמכים כדי לסגור את החודש ולהתאים את הבנק. אנחנו מאפיינים את שלב הסגירה כך שההתאמות נעשות כל יום ולא פעם בחודש. המערכת מתאימה כל חשבונית וקבלה שנרשמו לתנועות הבנק ולדפי האשראי ברגע שהן נכנסות, ומה שלא מתאים היא רושמת עם האסמכתאות שלו. ב-1 לחודש רו״ח מקבל תיקייה אחת עם הכול מצורף, ורשימה קצרה של מה שעדיין מחכה להחלטה שלכם. זה השלב האחרון בתהליך המלא, מחשבונית ועד סגירת חודש, והוא מתחיל אחרי שקליטת החשבוניות כבר הכניסה לספרים רשומות נקיות.
איך זה עובד
ביום האחרון בחודש החשבוניות, הקבלות ותנועות הבנק מפוזרות בארבעה מקומות, ובסוף הן מתאחדות לתיקייה אחת.
מאחורי זה שלושה שלבים:
התאמה. כל תנועה בבנק ובכרטיס האשראי מותאמת למסמך שנרשם, קודם לפי סכום ותאריך, ואחר כך לפי ספק, אסמכתא ותשלומים חלקיים. המערכת מזהה העברות בין החשבונות שלכם, עמלות בנק והוראות קבע כמו שהן. ההתאמה רצה כל יום, ולכן בסוף החודש נשאר מעט.
רשימת הפערים. למשל תנועה בבנק בלי מסמך, מסמך בלי תשלום, תשלום אחד שמכסה שתי חשבוניות או עמלה שאף אחד לא רשם. ליד כל פער כתוב מה כבר נבדק ומה יסגור אותו, והפער עובר למי שיכול לטפל: חשבונית חסרה לקניין, חיוב אשראי לא מוסבר למנהל.
תיקייה לרו״ח. המערכת מכניסה לתיקייה את מסמכי התקופה עם הצילומים, את הדפים אחרי ההתאמה, את רשימת הפערים ודף אחד של החלטות פתוחות. הכול מסודר כמו שהתוכנה של רו״ח מייבאת, וב-1 לחודש התיקייה אצלו. על השאלות שרו״ח בדרך כלל מחזיר, יש תשובה כבר בתוך התיקייה.
מה רואה החשבון מקבל
תיקייה אחת, באותו מבנה כל חודש. יש בה את המסמכים שנרשמו בתקופה עם הצילומים, ודפי בנק ואשראי שבהם כל תנועה מסומנת כמותאמת או פתוחה. יש בה את רשימת הפריטים הפתוחים, כל אחד עם ההיסטוריה שלו, ודף קצר של החלטות פתוחות, עם שם האחראי ליד כל אחת. משרד רו״ח שעובד עם לקוחות על פריוריטי או חשבשבת מקבל אותה במבנה שהתוכנה שלו יודעת לייבא, כך שקוראים את התיקייה ולא מקלידים אותה מחדש.
מה כבר עשינו
- זיהוי לקוחות חורגים בגבייה עם התראות שבועיות: אופיין לסיטונאי תוצרת חקלאית עם מעל 1,000 לקוחות, בשילוב עם ה-ERP הקיים (זיהוי לקוחות חורגים בגבייה). ההתאמות ורשימת החריגים בעמוד הזה עובדות באותה שיטה, רק בצד הספקים ומול הבנק.
- שילובים עם פריוריטי, SAP, monday.com וחשבשבת: אופיינו ונבנו. משם מגיעות הרשומות המותאמות והתיקייה.
- סגירת חודש עם התאמות בנקים היא מתווה עבודה שאנחנו מאפיינים ובונים לכל חברה בנפרד.
מתי מתחילים
אחרי שחודש שלם עבר בקליטת החשבוניות בלי תקלות. התאמה מול רשומות לא נקיות לא שווה הרבה, ולכן קודם קליטה ואחר כך סגירה. התוכנית משם: בסגירה הראשונה מישהו מהצוות עובר על כל התאמה, ובשנייה רק על הפערים.
איפה הסוכן עוצר
הסוכן מכין, אתם מחליטים.
מה הסוכן עושה לבד
- מתאים כל יום כל תנועה בבנק ובכרטיס האשראי למסמך שנרשם, קודם לפי סכום ותאריך ואחר כך לפי ספק, אסמכתא ותשלומים חלקיים.
- מזהה העברות בין החשבונות שלכם, עמלות בנק והוראות קבע.
- מכין את התיקייה לרו״ח, מסודרת כמו שהתוכנה שלו מייבאת.
מתי הסוכן עוצר ושואל
- פער בלי הסבר לא נסגר לבד: תנועה בבנק בלי מסמך, מסמך בלי תשלום, תשלום אחד על שתי חשבוניות, עמלה שאף אחד לא רשם.
- כל פער עובר למי שיכול לטפל בו: חשבונית חסרה לקניין, חיוב אשראי לא מוסבר למנהל.
- החלטות פתוחות נכנסות לדף אחד, עם שם האחראי ליד כל אחת.
שאלות ותשובות
כל כמה זמן נעשות ההתאמות מול הבנק?
כל יום, ברגע שתנועות הבנק וכרטיסי האשראי נכנסות, המערכת מתאימה אותן למסמכים שנרשמו. כך ביום האחרון בחודש נשארות רק התנועות הבודדות שלא נמצא להן מסמך, וסגירת החודש כבר לא נופלת על יום אחד.
מה רואה החשבון מקבל בפועל?
רו״ח מקבל תיקייה אחת, ובה המסמכים שנרשמו בתקופה עם הצילומים, ודפי הבנק והאשראי אחרי התאמה. יש בה גם רשימת פריטים פתוחים עם מה שכבר נבדק, ודף אחד של החלטות שמחכות לכם. הכול מסודר במבנה שהתוכנה של רו״ח יודעת לייבא.